Dokta

Einführung

Dokta ist ein KI-gestütztes Tool, das die Rechnungsverfolgung und Zahlungserinnerungen für Freelancer und Solopreneure automatisiert.

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Was ist Dokta?

Dokta ist eine Dokumentenmanagement-Plattform, die entwickelt wurde, um die finanzielle und administrative Arbeitslast für Freelancer, Berater und Kleinunternehmer zu automatisieren. Das Kernproblem, das sie angeht, ist die zeitaufwändige und oft unangenehme Aufgabe, unbezahlte Rechnungen einzufordern. Durch den Einsatz von KI und Automatisierung hilft Dokta selbstständigen Fachleuten, Zahlungen nicht mehr manuell nachzuhaken. Benutzer können beliebige Finanzdokumente hochladen – wie eine Rechnung, ein Angebot oder einen Vertrag – und die Plattform liest diese automatisch, extrahiert wichtige Daten und erstellt umsetzbare Aufgaben. Das bedeutet weniger Zeit für manuelle Dateneingabe und Nachfassaktionen und mehr Klarheit über den Cashflow. Das Tool ist besonders relevant für jeden, der Kunden abrechnet, Ausgaben nachverfolgen muss oder einen Echtzeitüberblick über seine Geschäftsfinanzen ohne komplexe Buchhaltungssoftware wünscht.

Hauptfunktionen von Dokta

Sofortige Dokumentenanalyse

Dokta nutzt OCR und KI, um hochgeladene Dokumente in unter 60 Sekunden zu analysieren, klassifiziert automatisch den Dokumenttyp und extrahiert kritische Daten wie Beträge, Fälligkeitsdaten und Kundendaten.

Automatische Rechnungs- & Angebotserstellung

Die Plattform ermöglicht es Benutzern, mit wenigen Klicks professionelle Rechnungen und Angebote zu erstellen, mit Funktionen für automatische monatliche Abrechnung bei Pauschalverträgen und der Umwandlung von angenommenen Angeboten in Rechnungen per Klick.

Online-Angebotsannahme

Freelancer können Angebote mit einem sicheren Online-Annahmelink versenden, was den Genehmigungsprozess vereinfacht und es Kunden erleichtert, den Bedingungen digital zuzustimmen.

Echtzeit-Cashflow-Dashboard

Ein zentrales Dashboard bietet einen klaren, visuellen Überblick über wichtige finanzielle KPIs, einschließlich abgerechneter Einnahmen, eingegangener Zahlungen, ausstehender Forderungen und Mehrwertsteuer, mit einem 12-Monats-Graphen zur Trendanalyse.

Automatisierte Zahlungserinnerungen

Dokta automatisiert den Versand höflicher, professioneller Zahlungserinnerungen für überfällige Rechnungen und hilft Freelancern so, ausstehende Zahlungen einzutreiben, ohne die unangenehme manuelle Nachfassaktion.

Kunden- & Lieferantenmanagement

Das System ergänzt automatisch Kontaktdaten anhand von SIRET-Nummern, zeigt Zahlungshistorien an und weist jedem Kunden oder Lieferanten eine Zahlungszuverlässigkeitsbewertung zu.

Anomalie-Erkennung

Die Plattform durchsucht Dokumente proaktiv auf potenzielle Probleme wie doppelte Rechnungen, inkonsistente Mehrwertsteuer, fehlende Nummerierung oder geänderte Bankdaten (IBAN), um Fehler und Betrug zu verhindern.

Anwendungsfälle für Dokta

IT-Freelancer / Berater

Für Freelancer mit Tagessatzverträgen (TJM) kann Dokta automatisch monatliche Rechnungen basierend auf dem Vertrag erstellen, Zahlungen nachverfolgen und Erinnerungen senden, sodass der Profi sich auf seine technische Arbeit konzentrieren kann.

Projektbasierter Freelancer / Kreativer

Kreative Fachleute können ein Projekt vom ersten Angebot bis zur letzten Zahlung verwalten. Dokta optimiert den Workflow mit Online-Angebotsunterschriften und der Umwandlung in eine Rechnung per Klick nach Kundenannahme.

Kleinunternehmer (Auto-Entrepreneur)

Dieser Nutzer profitiert von konformer Rechnungserstellung, einfacher Zahlungsverfolgung und Benachrichtigungen über wichtige Fristen wie URSSAF-Sozialabgaben, alles in einer übersichtlichen Benutzeroberfläche, die auf Einfachheit ausgelegt ist.

Kleine Agentur oder Team

Der Team-Tarif unterstützt mehrere Benutzer und eine höhere Dokumentenmenge und bietet erweiterte Berichte, vollständiges Cashflow-Management und Multi-Kunden-Fähigkeiten, die für ein kleines, kooperatives Unternehmen geeignet sind.

So verwendet man Dokta

Der Einstieg bei Dokta ist als einfacher Dreischritt-Prozess konzipiert:

1. Dokument hochladen: Beginne mit dem Hochladen eines Finanzdokuments. Du kannst eine PDF-Datei, ein Foto oder einen Scan direkt per Drag & Drop in die Dokta-Webplattform ziehen oder sie sogar an eine eindeutige, für deinen Account bereitgestellte E-Mail-Adresse weiterleiten.
2. Dokta analysieren lassen: Die KI der Plattform verarbeitet das Dokument in weniger als einer Minute. Sie erkennt, um was für ein Dokument es sich handelt (z.B. eine Rechnung, ein Angebot oder einen Ausgabenbeleg) und extrahiert alle wichtigen Informationen wie Gesamtbetrag, Kundennamen und Fälligkeitsdatum.
3. Überprüfen und handeln: Basierend auf der Analyse präsentiert Dokta klare, umsetzbare Aufgaben. Du überprüfst einfach die extrahierten Daten auf Richtigkeit und kannst dann mit einem Klick eine Rechnung zum Versand freigeben, eine Zahlungserinnerung planen oder das Dokument archivieren. Das System übernimmt die Ausführung.

Zielgruppe für Dokta

• Freelancer und unabhängige Berater (IT, Marketing, Design, Coaching, etc.)
• Kleinunternehmer und Solopreneure (Auto-entrepreneurs in Frankreich)
• Kleine kreative Agenturen oder Studios
• Jeder selbstständige Fachmann, der Rechnungen stellt und Zahlungen sowie Cashflow nachverfolgen muss.

Ist Dokta kostenlos?

Dokta bietet einen kostenlosen Discovery-Tarif für den Einstieg, mit kostenpflichtigen Tarifen, die für unterschiedliche Bedürfnisse skalieren. Alle kostenpflichtigen Tarife beinhalten eine kostenlose Testphase.

Vor- und Nachteile von Dokta

Häufig gestellte Fragen zu Dokta

Sind meine Daten bei Dokta sicher?

Ja. Dokta hostet alle Daten auf AWS-Servern in Europa (Paris/Irland). Es verwendet AES-256-Verschlüsselung für ruhende Daten und TLS für Daten während der Übertragung und gewährleistet so die vollständige Einhaltung der DSGVO.

Was passiert, wenn ich mein monatliches Dokumentenlimit im kostenlosen Tarif überschreite?

Dokumente, die über das Limit von 15 Dokumenten hinausgehen, werden in eine Warteschlange gestellt. Um sie zu verarbeiten, müsstest du auf einen kostenpflichtigen Tarif upgraden, wie z.B. den Starter- (50 Dokumente) oder Freelance-Tarif (100 Dokumente).

Kann Dokta meinen Buchhalter ersetzen?

Nein. Dokta ist darauf ausgelegt, tägliche administrative und finanzielle Nachverfolgungsaufgaben zu automatisieren – wie Rechnungsnachfassaktionen, Cashflow-Überwachung und einfache Mehrwertsteuerverfolgung. Für komplexe Jahreserklärungen, Bilanzen und offizielle Einreichungen bleibt die Expertise eines qualifizierten Buchhalters unerlässlich. Dokta ergänzt diesen, indem es saubere, organisierte Datenexporte bereitstellt.

Welche Arten von Dokumenten kann ich hochladen?

Dokta kann Rechnungen (gesendete und erhaltene), Angebote, Verträge, Abonnementmitteilungen und Ausgabenbelege verarbeiten. Unterstützte Dateiformate sind PDF, JPG, PNG und TIFF.

Bearbeitet Dokta auch Gutschriften (avoir)?

Ja. Dokta verwaltet konforme Gutschriften gemäß dem französischen Steuerartikel 289 des CGI, mit separater fortlaufender Nummerierung und automatischer Auswirkung auf das Cashflow-Dashboard.

Wie funktioniert die automatisierte Rechnungsstellung für Pauschalverträge?

Du erstellst einen Vertrag innerhalb von Dokta mit deinem vereinbarten Satz oder Festpreis und aktivierst die Funktion für wiederkehrende Abrechnung. Dokta erstellt dann automatisch jeden Monat einen Rechnungsentwurf für dich. Du überprüfst ihn, bestätigst ihn und sendest ihn mit einem Klick an deinen Kunden.

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