Introduction
Dokta est un outil alimenté par l'IA qui automatise le suivi des factures et les relances de paiement pour les freelances et les travailleurs indépendants.
Qu'est-ce que Dokta ?
Dokta est une plateforme de gestion documentaire conçue pour automatiser la charge de travail financière et administrative des freelances, consultants et micro-entrepreneurs. Le problème central qu'elle résout est la tâche chronophage et souvent inconfortable de relancer les factures impayées. En tirant parti de l'IA et de l'automatisation, Dokta aide les professionnels indépendants à arrêter de relancer manuellement les paiements. Les utilisateurs peuvent télécharger tout document financier – comme une facture, un devis ou un contrat – et la plateforme le lit automatiquement, en extrait les données clés et crée des tâches actionnables. Cela signifie moins de temps passé sur la saisie manuelle des données et les relances, et plus de clarté sur la trésorerie. L'outil est particulièrement pertinent pour toute personne qui facture des clients, a besoin de suivre ses dépenses ou souhaite une vue d'ensemble en temps réel de ses finances d'entreprise sans logiciel de comptabilité complexe.
Fonctionnalités clés de Dokta
Analyse instantanée des documents
Dokta utilise la reconnaissance optique de caractères (OCR) et l'IA pour analyser les documents téléchargés en moins de 60 secondes, en classant automatiquement le type de document et en extrayant les données critiques comme les montants, les dates d'échéance et les informations clients.
Génération automatique de factures et de devis
La plateforme permet aux utilisateurs de créer des factures et des devis professionnels en quelques clics, avec des fonctionnalités pour la facturation mensuelle automatique pour les contrats de forfait et la conversion en un clic des devis acceptés en factures.
Acceptation de devis en ligne
Les freelances peuvent envoyer des devis avec un lien d'acceptation en ligne sécurisé, rationalisant le processus d'approbation et facilitant l'accord numérique des clients sur les conditions.
Tableau de bord de trésorerie en temps réel
Un tableau de bord central fournit une vue d'ensemble claire et visuelle des principaux indicateurs financiers (KPI), y compris le chiffre d'affaires facturé, la trésorerie collectée, les paiements en attente et la TVA, avec un graphique sur 12 mois pour l'analyse des tendances.
Rappels de paiement automatisés
Dokta automatise l'envoi de rappels de paiement polis et professionnels pour les factures en retard, aidant les freelances à récupérer les fonds impayés sans la gêne d'une relance manuelle.
Gestion des clients et fournisseurs
Le système enrichit automatiquement les coordonnées en utilisant les numéros SIRET, fournit l'historique des paiements et attribue un score de fiabilité de paiement pour chaque entité client ou fournisseur.
Détection d'anomalies
La plateforme scanne proactivement les documents pour détecter les problèmes potentiels comme les factures en double, les incohérences de TVA, l'absence de numérotation ou les changements de coordonnées bancaires (IBAN), contribuant à prévenir les erreurs et la fraude.
Cas d'utilisation de Dokta
Freelance / Consultant en informatique
Pour les freelances sous contrats au taux journalier moyen (TJM), Dokta peut générer automatiquement des factures mensuelles basées sur le contrat, suivre les paiements et envoyer des rappels, permettant au professionnel de se concentrer sur son travail technique.
Freelance / Créatif en régie par projet
Les professionnels créatifs peuvent gérer un projet du premier devis au paiement final. Dokta rationalise le flux de travail avec les signatures de devis en ligne et la conversion en un clic en facture après l'acceptation du client.
Micro-Entrepreneur (Auto-Entrepreneur)
Cet utilisateur bénéficie d'une génération de factures conformes, d'un suivi simple des paiements et d'alertes pour les échéances importantes comme les paiements des charges sociales URSSAF, le tout dans une interface conçue pour la simplicité.
Petite Agence ou Équipe
Le plan Équipe prend en charge plusieurs utilisateurs et un volume plus élevé de documents, offrant des rapports avancés, une gestion complète de la trésorerie et des capacités multi-clients adaptées à une petite entreprise collaborative.
Comment utiliser Dokta
Démarrer avec Dokta est conçu comme un processus simple en trois étapes :
- Téléchargez un document : Commencez par télécharger un document financier. Vous pouvez glisser-déposer un PDF, une photo ou un scan directement dans la plateforme web Dokta ou même le transférer vers une adresse e-mail unique et dédiée fournie pour votre compte.
- Laissez Dokta analyser : L'IA de la plateforme traitera le document en moins d'une minute. Elle identifie la nature du document (par exemple, une facture, un devis ou un reçu de dépense) et extrait toutes les informations clés comme le montant total, le nom du client et la date d'échéance.
- Vérifiez et agissez : Sur la base de l'analyse, Dokta présente des tâches claires et actionnables. Vous vérifiez simplement l'exactitude des données extraites, puis en un clic, vous pouvez approuver une facture pour envoi, programmer un rappel de paiement ou archiver le document. Le système gère l'exécution.
Public cible de Dokta
- Freelances et Consultants Indépendants (informatique, marketing, design, coaching, etc.)
- Micro-entrepreneurs et Solopreneurs (Auto-entrepreneurs en France)
- Petites Agences ou Studios Créatifs
- Tout Professionnel Indépendant qui émet des factures et a besoin de suivre les paiements et la trésorerie.
Dokta est-il gratuit ?
Dokta propose un plan Découverte gratuit pour commencer, avec des plans payants adaptés à différents besoins. Tous les plans payants incluent une période d'essai gratuite.
| Plan | Prix | Fonctionnalités clés & Limite de documents |
|---|---|---|
| Découverte | 0 €/mois | 15 documents/mois (max 5 pages/doc), générateur de factures gratuit, base client illimitée. |
| Starter | 9 €/mois | 50 documents/mois, rappels de paiement automatisés, suivi des dépenses, export CSV. |
| Freelance | 12 €/mois | 100 documents/mois, pages illimitées, factures mensuelles automatiques à partir des contrats, tableau de bord complet des revenus. |
| Pro | 15 €/mois | 100 documents/mois, signature de devis en ligne, suivi de projet, devis-vers-facture en un clic. |
| Team | 29 €/mois | 500 documents/mois, jusqu'à 5 utilisateurs, gestion multi-clients, reporting avancé. |
Avantages et inconvénients de Dokta
| Aspect | Avantages | Inconvénients |
|---|---|---|
| Tarification & Accessibilité | Offre gratuite généreuse ; plans d'entrée de gamme abordables ; tarifs fondateur bloqués pour les premiers utilisateurs. | Les limites de documents sur les plans bas de gamme peuvent contraindre les utilisateurs avec un volume mensuel élevé. |
| Fonctionnalités & Automatisation | L'analyse IA puissante fait gagner du temps sur la saisie ; automatise les tâches fastidieuses comme les rappels de paiement ; tableau de bord intuitif. | Ne remplace pas un comptable complet pour les déclarations complexes et les obligations annuelles. |
| Utilisabilité | Flux de travail simple en trois étapes ; conçu spécifiquement pour les non-comptables. | L'expérience mobile est actuellement basée sur le navigateur ; des applications natives sont prévues pour l'avenir. |
| Sécurité & Conformité | Données hébergées en Europe (AWS Paris/Irlande) ; entièrement conforme au RGPD ; utilise un chiffrement de niveau entreprise. | – |
Questions fréquemment posées sur Dokta
Mes données sont-elles sécurisées avec Dokta ?
Oui. Dokta héberge toutes les données sur des serveurs AWS situés en Europe (Paris/Irlande). Il utilise le chiffrement AES-256 pour les données au repos et TLS pour les données en transit, garantissant une conformité totale avec les règlements RGPD.
Que se passe-t-il si je dépasse ma limite mensuelle de documents sur le plan gratuit ?
Les documents au-delà de la limite de 15 documents sont placés dans une file d'attente. Pour les traiter, vous devez passer à un plan payant, tel que le plan Starter (50 documents) ou Freelance (100 documents).
Dokta peut-il remplacer mon comptable ?
Non. Dokta est conçu pour automatiser les tâches quotidiennes de suivi administratif et financier – comme le suivi des factures, la surveillance de la trésorerie et le suivi simple de la TVA. Pour les déclarations annuelles complexes, les bilans et les formalités officielles, l'expertise d'un comptable qualifié reste essentielle. Dokta les complète en fournissant des exports de données propres et organisés.
Quels types de documents puis-je télécharger ?
Dokta peut traiter les factures (émises et reçues), les devis, les contrats, les avis d'échéance et les reçus de dépenses. Les formats de fichiers pris en charge incluent PDF, JPG, PNG et TIFF.
Dokta gère-t-il les avoirs (notes de crédit) ?
Oui. Dokta gère les avoirs conformes selon l'article 289 du Code Général des Impôts (CGI) français, avec une numérotation séquentielle distincte et un impact automatique sur le tableau de bord de trésorerie.
Comment fonctionne la facturation automatique pour les contrats de forfait ?
Vous créez un contrat dans Dokta avec votre tarif convenu ou vos frais fixes et vous activez la fonctionnalité de facturation récurrente. Dokta générera alors automatiquement une facture brouillon pour vous chaque mois. Vous la vérifiez, la validez et l'envoyez à votre client en un clic.
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